Proactief worden, hoe doe je dat?

by Astrid Hoogers on 20 juni, 2018 No comments

Zelfmanagement

Timemanagement is het managen van jouw tijd. Het is daarmee de basis voor het managen van jezelf, en we weten allemaal hoe moeilijk dat is. Denk alleen maar aan afvalpogingen en stoppen met roken, need I say more? In mijn trainingen geef ik veel tips om effectiever en efficiënter met je tijd om te gaan. En ze werken allemaal, dat weet ik zeker. Maar ik zeg er altijd meteen bij dat er een gedragsverandering nodig is om iets te wijzigen aan je huidige situatie. Want als je doet wat je altijd hebt gedaan, krijg je wat je altijd hebt gekregen. Klinkt als een dooddoener maar o zo waar!

Helikopterview

De sleutel ligt dus in die gedragsverandering. En iets veranderen begint met iets initiëren, de keuze maken om iets te gaan doen. Een bewuste verandering aanbrengen. Dit noemen we proactief gedrag. Voor een ondernemer is dat de normaalste zaak van de wereld, als je zelf niets onderneemt, gebeurt er ook niet veel. Maar heel veel mensen voelen zich geleefd, en juist dan is het de kunst om even –  letterlijk – stil te staan. Want als je de hele dag loopt te rennen en te vliegen dan maak je geen bewuste keuzes meer. De waan van de dag regeert en op veel dingen reageer je niet of onbewust. Je laat iets gaan, hoopt dat een collega het wel oppakt…
Stilstaan betekent een moment van overzicht creëren en voor jezelf te bepalen wat nou echt het belangrijkste is waar jij op dit moment je tijd aan moet besteden. Een helikopterview van je eigen situatie als het ware.

Kiezen

Dat kiezen is de sleutel voor proactiviteit: zelf bewust beslissen wat je wel of niet gaat doen. De regie over je dag houden, wat niet voor niets de zin is die op mijn visitekaartje staat J. Stephen Covey verwoordde het zo mooi: je bent effectief als je het product van je keuzes bent, en niet het product van je omgeving. Dus juist als er ontzettend veel op je afkomt is het aan jou om te bepalen waar jij je kostbare tijd aan wil besteden.

Tips

Proactiever worden kun je leren. Ik heb drie praktische tips voor je om jezelf te trainen om bewuster om te gaan met je tijd en juist te leren van die dagen dat je totaal geleefd werd.

  1. De helikopterview: tijdens een drukke dag een minuut voor jezelf pakken en bewust overzicht creëren wat er nu allemaal speelt; en wat voor jou nou het allerbelangrijkst is. Het beste is als je alles opschrijft, op papier kun je nl. beter prioriteiten stellen dan in je hoofd. Ga met de nummer 1 prioriteit aan de slag, al het andere komt later.
  2. Sta aan het einde van een drukke dag nou eens stil bij de vraag: wat is mij vandaag overkomen en wat had ik daarvan aan kunnen zien komen? Op deze manier train je jezelf om alerter en dus proactiever te worden.
  3. Word proactiever door jezelf af te vragen wat je belangrijk vindt in je werk en hoeveel tijd je hieraan spendeert. Je kunt dit het makkelijkst vinden door te bedenken wat je op een compleet lege dag zou gaan doen, als er geen enkele verplichting zou zijn. Deze activiteiten, we noemen ze niet urgent maar wel belangrijk, zouden een prominente plaats in je agenda moeten krijgen.

Meer weten of een vraag? Neem gerust contact op astrid@progressa.nl

Lees meer
Astrid HoogersProactief worden, hoe doe je dat?

Werk-privé balans? Denk zwart-wit!

by Astrid Hoogers on 11 september, 2017 No comments

Dit jaar kwam ik van vakantie terug met een paar goede voornemens over wat ik anders wilde gaan doen. Zoals bijvoorbeeld mijn werk-privé balans beter managen. Als ZZP’-er werk ik veel thuis en werk en privé lopen dan al gauw door elkaar heen, het wordt één grijs gebied en onder de streep ben je dus eigenlijk altijd aan het werk.
Maar dat geldt niet alleen voor ZZP’-ers hoor, ik denk dat vrijwel elke kenniswerker zich hierin herkent. Met name je smartphone is de grote boosdoener. Want zolang wij minstens 150 x per dag naar ons schermpje kijken (echt waar? Ja dat is het gemiddelde!!) of er nog wat nieuws te melden is blijft afschakelen lastig.

WERK-PRIVE BALANS

Maar als je, net als ik, het voornemen hebt om beter voor jezelf te zorgen zodat je meer energie hebt voor zaken die er echt toe doen dan is echt afschakelen wèl de sleutel. Doordat we overal toegang tot werk hebben, er technologisch van alles mogelijk is en doordat klanten het ook steeds meer van ons verwachten (want er wordt ’s avonds en in het weekend steeds meer gemaild en geappt!) is er maar één oplossing: zelf je grenzen stellen. Bepaal eens voor jezelf wanneer je bereikbaar wil zijn. En wat is eigenlijk de verwachting van jouw baas? En baas/werkgever/HR manager, vraag je eens af in hoeverre je zelf het goede voorbeeld geeft. App en mail jij zelf buiten de reguliere werktijden? En is er binnen jouw organisatie al beleid op dit vlak zodat werknemers weten wat er van ze verwacht wordt?

MOEILIJK

Maar het begint allemaal bij jezelf. Als jij zelf geen grenzen stelt dan zijn er dus geen grenzen. En valt er dus ook niks te handhaven. Voor mij geldt dit net zo goed en daarom heb ik nu bijv. de afspraak met mezelf gemaakt dat ik op vrijdag niet meer wil werken. Lekker blokken in de agenda en duidelijkheid voor mezelf, dat voelt goed. Voor as. vrijdag heb ik een dagje sauna geboekt, over afschakelen gesproken! Daarnaast loop ik zodra het mogelijk is ’s middags een uur met mijn heidewachtel Storm, en ook dan blijft de telefoon thuis. Ik ben hier echt nog geen klant door kwijtgeraakt kan ik je verzekeren J.
Kun jij het, de knop omzetten en het werk “uitzetten”? Juist dit echte zwart-wit denken zal je interne batterij beter opladen!

TIPS

Voor een betere werk-privé balans en meer energie geef ik je de volgende tips:

  1. Maak een afspraak met jezelf, hoeveel tijd wil jij aan je werk besteden en in hoeverre wil je daarnaast nog bereikbaar zijn? Als er vanuit je bedrijf geen duidelijke regels voor zijn, kaart het dan aan bij je leidinggevende. Grote kans dat jouw eigen lat veel hoger ligt dan de verwachting van je organisatie…
  2. Echt afschakelen = telefoon wegleggen. Een aparte werktelefoon is natuurlijk het beste, als je je toch niet kunt beheersen om je werkmail en app te lezen. Of de werkmail niet op je telefoon laten binnenkomen.
  3. Neem tijdens de dag pauze en ga dan echt weg van je werkplek. Liefst een ommetje lopen want de buitenlucht geeft je een boost zodat je daarna weer beter kunt concentreren.
  4. Als je ’s avonds naar huis gaat maak dan een planning voor de volgende dag. Zo voorkom je piekeren over wat je nog allemaal moet doen want je hebt het al duidelijk in beeld. En kun je het lekker loslaten.
  5. Installeer de app Moments op je smartphone. Inzicht in je exacte schermgebruik is de basis voor verbetering J.

Reageren? Ja leuk!

Lees meer
Astrid HoogersWerk-privé balans? Denk zwart-wit!

Multitasken bestaat niet

by Astrid Hoogers on 12 juni, 2017 No comments

Multitasken is het tegelijkertijd uitvoeren van meerdere handelingen of processen.
Bij kenniswerkers gebeurt dat best vaak; er loopt bijv. een collega binnen die iets komt vragen (externe prikkel) of je wordt afgeleid door een opkomende gedachte (interne prikkel).
Maar sinds de invoering van de smartphone durf ik te stellen dat dit op grote schaal gebeurt.. We worden gestoord (in beide betekenissen van het woord J) van alle piepjes die alle telefoons maken,  zeker als het een drukke groepsapp is die zich constant meldt. Waar je op dat moment ook mee bezig bent, die piep vraagt aandacht en brengt je uit je concentratie.

SLECHTER DAN EEN JOINT

Uit onderzoek is gebleken dat multitasken zelfs nog slechter is dan wiet roken. Echt waar! Proefpersonen moesten een IQ test invullen terwijl hun smartphone op tafel lag. Hij ging regelmatig af maar ze mochten ‘m niet oppakken. Deze mensen scoorden 10 punten lager op de test, in vergelijking met een stille omgeving. Een groep mensen die een IQ test moesten invullen nadat ze een joint hadden gerookt scoorden slechts 4 punten lager dan normaal.
Dit is het zoveelste bewijs dat, als je echt iets gedaan wil krijgen, een ongestoorde omgeving een vereiste is. Multitasken kost tijd en kwaliteit, reden genoeg dus om dit toe te passen. Maar waarom vinden we dat dan toch zo moeilijk?

VERKLARING

Een logische verklaring is FOMO: fear of missing out.  Je brein denkt bij alles wat nieuw is dat het belangrijk is. Van oudsher kan nieuwe informatie ons behoeden voor gevaar en daar is ons brein goed op ingericht.. Maar in deze tijden van infobesitas (zie mijn vorige blog) komen er zoveel informatieprikkels binnen dat je heel inefficiënt wordt als je aan alles aandacht gaat schenken. Door je hiervan bewust te zijn kun je zelf de regie over je dag blijven houden.

NIET PRODUCTIEF

Daarnaast bestaat multitasken in principe helemaal niet. Je brein switcht namelijk van de ene naar de andere taak, dat is alles. Men heeft uitgezocht dat, als je wordt gestoord in je denkwerk, het wel zo’n 9 minuten duurt voor je weer helemaal gefocust bent. Als je dus  tijdens een ochtend veel gestoord wordt door binnenlopende collega’s en meldingen van mail en whatsapp berichten zul je dus niet erg productief zijn. Je bent dan voor je gevoel erg druk maar… niet productief!
Twee dingen tegelijk doen werkt alleen als één van beide taken geen beroep doet op je brein. Je kunt dus best wandelen en telefoneren, geen probleem. Maar deze column schrijven terwijl ik aan het bellen ben is redelijk kansloos.

DRIE CONCRETE TIPS

  1. Focus! Dat is dus eigenlijk het tegendeel van multitasking: single-tasking. En dat werkt wel! Zelfs als je druk bent, probeer je te blijven focussen op slechts één ding. Een goede methode hiervoor is de Pomodoro techniek: zet een timer op 25 minuten, ga aan de slag en laat je door niets en niemand afleiden van je taak. Neem 5 minuten pauze en ontspan je. Herhaal deze cyclus vervolgens nog tweemaal. Daarna mag je een half uur pauzeren. Probeer het eens, het is ongelofelijk hoeveel je gedaan krijgt als je in een zgn. “flow” komt!
  2. Creëer een stille, prikkelvrije omgeving. Heb je een collega die vrij luidruchtig is of veel moet bellen terwijl jij een rapport moet schrijven? Kijk of er een vergaderruimte vrij is, of er een stilteplek gecreëerd kan worden of plan een thuiswerkdag in. Veel mensen komen er dan pas achter hoeveel je in een dag gedaan krijgt.
  3. Een open deur natuurlijk: zet alle piepjes op je telefoon en mail uit. Dan bepaalt niet je telefoon wanneer je je berichten checkt maar hou je zelf de regie.

Reageren op dit stuk? Leuk!

 

Lees meer
Astrid HoogersMultitasken bestaat niet

Informatie overload: vijf tips

by Astrid Hoogers on 13 mei, 2017 No comments

Vijf tips om je informatie overload te managen

Productief blijven en toch op de hoogte zijn, dat is het dilemma waar kenniswerkers voor staan. Je hebt kennis nodig om je vak goed uit te oefenen maar een te groot aanbod aan informatie kan een machteloos gevoel geven.
Deze informatiedruk is er al sinds internet en e-mail slechts 20 jaar terug gewoon werden maar is met name exponentieel gegroeid door de sociale media. We spreken daarom wel van infobesitas en dat heeft enorme gevolgen voor onze tijdsbesteding en daarmee ook onze werkdruk. Het is ook lastig; je wilt wèl bijblijven maar niet je halve dag spenderen aan nieuwe informatie lezen.  FOMO (fear of missing out) ligt op de loer en leidt tot keuzestress. Het enige logische alternatief is je eigen gedrag aanpassen, oftewel je persoonlijke effectiviteit.

Serieus probleem

Informatie overload is een niet te onderschatten verschijnsel. Het leidt nl. niet alleen tot minder productiviteit maar ook tot klachten op het gebied van vermoeidheid en minder plezier in het werk. Het kan zelfs leiden tot gezondheidsklachten en burn-out. En daarmee is dit dus een heel relevant probleem, niet alleen op persoonlijk gebied maar ook voor organisaties en zelfs de maatschappij.
Het zou m.i. dus een goed idee zijn om hier meer aandacht aan te besteden, op elk niveau. In het buitenland worden al diverse experimenten gedaan zoals bijv. de server een half uur na werktijd uit zetten, zodat medewerkers geen e-mail meer ontvangen. Heel interessante ontwikkelingen, maar afwachten staat haaks op persoonlijke effectiviteit. Wat kun jij als individu proactief zelf doen?

Informatie strategie

Natuurlijk is er met technologie veel te regelen cq filteren maar het belangrijkste blijft toch je eigen gedrag. Daarom kun je het beste beginnen met het bedenken van je eigen informatie strategie. Oftewel: denk eens bewust na over alle informatie die nu tot je komt, en maak keuzes. Welke bronnen zijn waardevol voor jou, en welke zijn eigenlijk minder relevant of vertrouw je minder? Het is een feit dat iedereen alles maar op internet kan zetten dus selecteer bewust welke informatie bronnen voor jou bewezen kwaliteit leveren en die nodig zijn om je kennis up-to-date te houden. Daarnaast stel je een lijst op met zaken die je niet meer wilt volgen. Nieuwsbrieven, mensen op Facebook en Twitter (kun je ontvolgen zonder ze te ontvrienden :-)), houd ze eens kritisch tegen het licht. Maar interne informatie vormt ook vaak een grote bron van ergernis, sommige organisaties zijn zich blijkbaar onbewust van hun eigen zendgedrag en spammen er rustig op los met wekelijkse updates.  Hoe gaat dit in jouw organisatie?

Vijf tips

Hieronder een aantal tips die je een eind op weg kunnen helpen.

  1. Met zoveel informatie is het zaak om goed te ordenen. Zoektijd is per definitie verloren tijd. Zorg dus dat je digitale archief op orde is en hanteer een logische indeling. Met name op afdelingsniveau kom ik de meest bijzondere indelingen tegen en vaak een enorm aantal bestanden die niet ingedeeld zijn en maar ergens als weesjes onderaan bungelen.
  2. E-mail is een grote informatiebron waar veel te halen is. Maak binnen jouw organisatie afspraken mbt CC-gebruik. Het wordt te vaak ingezet om je in te dekken bij een leidinggevende maar dat is oneigenlijk gebruik. Ook over de onderwerpregel kun je goed afspraken maken over een uniforme titel. Bijv. Project X – document Y en evt. toevoegingen als Opdracht of Factuur zijn heel prettig. Kijk daarnaast nog eens naar mijn column over e-mail en implementeer Regels zoals hier beschreven. Dit helpt je om je inbox op te schonen van leesvoer, zodat alleen de mails die echt jouw aandacht vragen overblijven.
  3. Technieken als snellezen, mindmappen, focus (pomodoro techniek) en werken met een to-do lijst hebben zichzelf allemaal bewezen.
  4. Pauzeer! Al die informatie vraagt enorm veel van je, en pauzes laden je batterij op. Maar dan wel echt achter je bureau vandaan komen en liefst een rondje in de buitenlucht lopen. Daarna kun je echt, het is bewezen, weer meer aan.
    Ook een goed idee: neem één dag per week “vrij” van alle informatie en e-mail en ga gewoon eens aan de slag. Wat je op zo’n dag allemaal niet voor elkaar krijgt, daar krijg je vanzelf een boost van.
  5. Neem een cursus timemanagement, dan leer ik je nog veel meer tips om je dag optimaal in te richten en kan ik specifiek op jouw situatie inspelen.
Lees meer
Astrid HoogersInformatie overload: vijf tips

Bioritme: manage je aandacht

by Astrid Hoogers on 13 april, 2017 1 comment

Het is de hele week al erg laat geworden, gisteren lag ik na middernacht op bed, wat voor mij erg laat is. Toch zit ik hier om 8 uur ’s ochtends dit stukje te typen. Waarom? Nou ja, omdat ik nu eenmaal een echt ochtendmens ben en dus sta ik elke dag bijtijds op en start mijn werkdag om 8 uur. Een gewoontedingetje maar ook omdat ik weet dat ik ’s ochtends het meeste gedaan krijg. Dit stukje schrijven kost me nu een uur, in de middag zou dat zomaar het dubbele kunnen zijn. Dat verschijnsel heet bioritme en kun je heel goed inzetten bij het optimaal inrichten van je dag.

Wat is bioritme?

Het bioritme verwijst naar processen in het menselijk lichaam die het ritme van de dag, de maand of het jaar volgen. Het wordt ook wel de biologische klok genoemd. Door het bioritme krijg je rond etenstijd honger en word je ’s avonds slaperig. Het ritme kan uit balans raken bij een jetlag of het overslaan van een nacht slaap. Het heeft een aantoonbaar fysieke oorzaak want je hartslag en lichaamstemperatuur verschillen door de dag. Bij een ochtendmens gaan ze sneller omhoog en dan ben je dus alerter. Een nachtmens komt letterlijk later op gang.
Bioritme heeft dus alles te maken met je persoonlijke voorkeur, gebaseerd op je lichamelijke gesteldheid. Zoals gezegd ben ik een ochtendmens maar ik ken veel avondmensen in mijn omgeving. Die worden pas productief als ik echt niet meer aan werk moet denken! Waarschijnlijk weet je zelf wel of jij een ochtend- of avondmens bent maar je kunt het ook even checken, online tests genoeg.

Drie stadia

Door de dag heen komen er drie stadia van bewustzijn voorbij. Je bent helemaal fris, voelt je energiek en bent in staat om complex denkwerk te verrichten. Vaak is dit zo’n drie uur nadat we opgestaan zijn. Midden op de ochtend, rond 10 uur, is daarom voor veel mensen een goed moment voor intelligent of creatief werk. De tegenhanger kennen we ook allemaal; je bent duf, er komt niks uit je handen en eigenlijk meer fysiek aanwezig. De beruchte after-lunchdip is hier een typisch voorbeeld van. En eigenlijk staan avondmensen ‘s ochtends alleen maar op omdat de wekker gaat, hun innerlijke klok is  nog niet zo ver. De overige tijd is de derde categorie; we functioneren op een normaal niveau.
Tips voor efficiënter werken

Je kunt jouw persoonlijke bioritme bewust gaan inzetten om meer uit je dag te halen. Dat kan je veel opleveren want je managet nu niet je tijd maar je aandacht. Natuurlijk begrijp ik heel goed dat je te maken hebt met anderen en hun bioritme. Maar gegeven het feit dat vrijwel iedereen drie uur na het opstaan een piek in zijn bewustzijn heeft kun je wel bedenken dat dat geen optimaal vergadertijdstip is. Wellicht kun je dat eens in de groep gooien? Het levert heel veel productiviteit op, je gaat met een tevreden gevoel naar huis en daar word je een blijer mens van. De moeite van het proberen waard wellicht?

Een paar concrete tips:

  1. Zet de piek in je bioritme bewust in. Heb je een complexe klus of iets waar je heel alert voor moet zijn? Plan dit in je agenda en bewaak die tijd.
  2. Vergaderen en bila’s kunnen prima in de middag, probeer de ochtenden zoveel mogelijk vrij van overleggen te houden.
  3. Plan je dag en maak meer gebruik van de inzichten van je eigen bioritme.
  4. Mail checken? Begin de dag er niet mee. Het risico is levensgroot dat je meteen weer meegezogen wordt in de e-mailbrij en gaat reageren op mailtjes en dat is zonde. Begin je dag met iets wat je gepland had te doen. Je mail wacht wel tot je je complexe klus hebt afgerond!

Reageren? Graag op het formulier hieronder!

Lees meer
Astrid HoogersBioritme: manage je aandacht

Werkdruk? Pak de oorzaak aan!

by Astrid Hoogers on 27 maart, 2017 No comments

Duurzame inzetbaarheid, vitaliteits programma’s, het lijken wel buzz woorden; je komt ze letterlijk overal tegen als je het over werkdruk hebt. Het ligt ook zo voor de hand; we worden gemiddeld allemaal steeds ouder, moeten langer doorwerken en dus is het, meer dan vroeger, van belang om je gezondheid op peil te houden.  Bij veel bedrijven worden enorme bedragen in gestoken om een gezonde(re) leefstijl te promoten.
Bewegen en een gezond voedingspatroon is natuurlijk een goede zaak, dat staat buiten kijf. Zelf heb ik altijd veel gesport, van intensief turnen tot de Zevenheuvelenloop (15km) hardlopen. Tegenwoordig houd ik het door knieproblemen bij een uur per dag wandelen met onze hond Storm.  Qua voedingspatroon; tsja, wie mij kent weet dat ik een echte chocoholic ben maar ik probeer dit natuurlijk wel binnen de perken te houden.
Uit onderzoek is wel gebleken dat leefstijl heel lastig te veranderen is. Je hebt het dan nl. over gedrag en ingeslepen gewoonten en de ervaring leert dat mensen het lastig vinden om deze aan te passen. Het jojo effect bij afvallen is hiervan een berucht voorbeeld.

Op zoek naar de oorzaak van werkdruk

Mijn stelling is echter dat een betere leefstijl niet de oorzaak van werkdruk oplost. Je zit wel beter in je vel en hebt meer energie. Maar als de oorzaak niet aangepakt wordt dan resulteert dat hooguit in meer energie om in je werkdruk te steken. Werkdruk heeft in veel gevallen met de inhoud en/of de context van het werk te maken. Hiervoor moet je naar de werkvloer, en dat is precies wat Progressa doet.
Wat dus wel helpt is kijken naar de oorzaak van de werkdruk. Op welk vlak ligt dat? Kent jouw functie veel “grijze gebieden” en trek je dus wellicht teveel naar je toe? Doe jij activiteiten die jouw uurloon verdienen of kun je sommige zaken beter delegeren? Vind je het lastig om prioriteiten te stellen? Of ben je iemand, en dit kom ik regelmatig tegen, die graag aardig gevonden wil worden en het dus lastig vindt om grenzen te stellen?

Mogelijke oorzaken

De oorzaak ligt soms in je opvatting van je takenpakket, soms in het niet of onrealistisch plannen en organiseren van je dag, maar vaker nog op het gebied van ineffectief gedrag. Progressa doet een uitgebreide nulmeting, inclusief online vragenlijst en een paar dagen tijdschrijven (vervelend maar dit geeft wèl veel inzicht!) om vast te stellen waar jouw tijd nu werkelijk aan besteed wordt en waar je ‘m aan zou moeten besteden. Door de werkelijke oorzaak te achterhalen en hier aandacht aan te besteden kun je veel winst behalen bij preventie van verzuim. En goed nieuws voor de werkgever/ leidinggevende/HR manager: het bespaart je heel veel geld.

Preventief ingrijpen is cruciaal

Iemand die omvalt door een burn-out zit gemiddeld 190 werkdagen thuis, en dat kost bij kenniswerkers al snel richting de € 75.000-100.000(bron TNO). Hierin zitten behalve de loonkosten ook de kosten van re-integratie, bedrijfsarts, evt. vervanging etc. Een traject van Progressa tijdig inzetten kost “slechts” een paar duizend euro, wat mijn business case erg makkelijk maakt.
Een burn-out treft vaak de meest loyale, gepassioneerde medewerker. Iemand op wie je altijd kunt rekenen. Juist zo iemand loopt zichzelf vaak voorbij. Tel daarbij op dat een burn-out erg beschadigend is en dat een eenmaal geknapt elastiek nooit meer zo sterk wordt als voorheen en het is zo klaar als een klontje: wacht niet af tot iemand omvalt maar grijp preventief in!

Vind je het lastig om stress symptomen te herkennen? Lees dan mijn column “Hoe herken je werkstress. Wil je een quickscan om te kijken of jij of een collega in de gevarenzone zit? Maak dan gebruik van de aanbieding in dit e-zine.
Reageren? Heel graag op het formulier hieronder!

 

Lees meer
Astrid HoogersWerkdruk? Pak de oorzaak aan!

Drie tips voor efficiënter e-mailen

by Astrid Hoogers on 26 februari, 2017 No comments

E-mail is in organisaties nog steeds de meest gebruikte manier van schriftelijk communiceren. Veel mensen die ik ontmoet krijgen per week meer dan honderd emails, soms zelfs veel meer. Toch is er bijna niemand die ooit een cursus e-mailen heeft gehad. Het is immers zo gebruiksvriendelijk dat iedereen wel een mailtje kan schrijven en beantwoorden? Ja en nee. Natuurlijk is het geen enkel probleem om te mailen, een kind kan de was doen. Maar je mailsysteem kan veel meer voor je betekenen en dat weten maar weinig mensen. Met name Outlook biedt mogelijkheden om je dag efficiënt in te richten, en het kan dus heel goed ingezet worden als “tool” voor timemanagement.

Mijn visie op Outlook

Het functioneert als een gesloten systeem, waar alles op de juiste plek staat  en waarin je exact op het juiste moment herinnerd wordt aan de juiste actie. Niets staat er dubbel in (denk aan de bekende vlaggetjes!) en onder de streep scheelt het je veel (zoek)tijd. In je mailbox staan maximaal 15 items, waarvan verreweg de meeste nieuw, en dus ongeopend zijn. Elke avond is-ie in principe leeg, dus je gaat met letterlijk een opgeruimd gevoel naar huis. Al je leesvoer, sociale media updates en reclame wordt automatisch naar een map gestuurd, die zie je dus niet meer in je inbox verschijnen, wat heel prettig is en je focus op de hoofdzaken houdt! Je agenda en taken zijn zo geïntegreerd dat je in één overzicht  een volledig overzicht over je dag hebt wat plannen en prioriteren heel makkelijk maakt. En dit alles maakt dat je letterlijk meer uit je dag kunt halen, pure tijdswinst dus! Klinkt dit ook als muziek in jouw oren?

Drie tips

Outlook is naar mijn mening dus een geweldig systeem wat maar weinigen ten volle benutten. Natuurlijk zul je Outlook eenmalig moeten inrichten om op deze manier te werken; daarna komt het nog maar op één ding aan en dat is…. discipline! Tja, het onderhoud van het systeem is en blijft de sleutel tot succes. Maar ik hoop dat je nieuwsgierig bent geworden en daarom zal ik vast een tipje van de sluier oplichten. De volgende tips kun je makkelijk zelf implementeren en bieden direct meerwaarde:

  1. Rangschik de mappen op de volgorde die jij wil.
    Outlook sorteert standaard op alfabetische volgorde maar als je er cijfers voorzet (01, 02 etc.) dan houd je zelf de regie en staan de meest gebruikte mappen ineens bovenaan.
  2. Zet alle meldingen en piepjes van nieuwe berichten uit.
    Dit vergroot je focus en je wordt niet verleid door je FOMO (fear of missing out). Ga naar tabblad Bestand en klik dan Opties en Email aan. Hier zie je onder Ontvangst van bericht vier notificatie mogelijkheden aan. Vink ze allemaal uit en jij, in plaats van Outlook, bepaalt weer wanneer je aandacht schenkt aan je mail J.
  3. Gebruik je mailbox niet als to-do lijst!
    Daarvoor zijn de Taken uitgevonden. Outlook rangschikt taken standaard op einddatum en dat is niet handig; dan zul je nl. altijd te laat zijn. Dit is volgens mij ook de reden dat ze weinig gebruikt worden. Maar als je de begindatum dat je aan een taak begint invoert (omschreven in een korte zin met een werkwoord, zie een taak als activiteit!), rekening houdt met de doorlooptijd van deze taak en vervolgens de rangschikking aanpast op tabblad Beeld zul je zien: de taak die nu je aandacht behoeft staat bovenaan. Dat is makkelijk plannen en prioriteren!

Advies

De eerste twee tips zijn het makkelijkst te implementeren, maar juist de laatste tip kan je heel veel brengen, daar ben ik van overtuigd. En omdat bekend is dat kenniswerkers gemiddeld meer dan 3 uur per dag met hun mail werken is er met een efficiënt ingericht mailsysteem veel winst te behalen.

Ik wens je heel veel succes toe en mocht je nog vragen hebben of wil je meer over dit systeemdenken willen weten, dan zie ik je mailtje graag tegemoet op astrid@progressa.nl

Lees meer
Astrid HoogersDrie tips voor efficiënter e-mailen

Ad hoc kun je plannen!

by Astrid Hoogers on 23 januari, 2017 8 comments

Ad hoc kun je plannen!

Als ik in een training vraag naar hoe de perfecte werkdag eruit ziet krijg ik vaak als antwoord dat mensen iets hebben kunnen afmaken wat ze gepland hadden te doen. Lekker op een to-do lijstje kunnen afvinken wat klaar is geeft veel voldoening. Maar ook het feit dat je echt iets hebt kunnen voltooien en je kennis en ervaring hebt kunnen inzetten. Dat klinkt logisch, maar waarom lukt het dan zo zelden? Nou ja, omdat er altijd allerlei zaken tussendoor komen. Constant gestoord worden door klanten, binnenlopende collega’s of telefoontjes. Dat gebeurt ons allemaal, het is precies zoals John Lennon al treffend zei: ““Life is what happens to you, while you’re busy making other plans.”. Uit onderzoek is gebleken dat voor de meeste mensen geldt dat wel 40% van hun tijd opgaat aan ad-hoc zaken!

ELKE DAG

Tuurlijk heb jij je prioriteiten op een rij en weet je precies waar je je dag aan wil besteden maar als de waan van de dag regeert blijkt je planning aan het einde van de dag toch waardeloos.
Juist die ad hoc zaken zorgen voor een gevoel van werkdruk. Een ontevreden klant, de neverending stroom aan emails, verzoeken van collega’s, je  moet er aandacht aan schenken, het is eigenlijk altijd urgent. Het gebeurt dus ongepland maar wel dagelijks. En daar zit nou meteen de crux. Juist die wetenschap, dat het elke dag voorkomt, maar je weet niet precies wanneer, moeten we gaan inzetten.

PLAN JE AD HOC!

Ad hoc zaken zijn vrijwel altijd zaken waar op korte termijn aandacht aan moet worden geschonken. Liefst dezelfde dag nog. Maar, in tegenstelling tot wat veel mensen denken, het hoeft niet meteen, op hetzelfde moment! Veel klanten vinden een reactie binnen een paar uur of op dezelfde dag prima, als je maar aangeeft wanneer ze uiterlijk antwoord krijgen EN je je daaraan houdt. Vooral dat laatste, je belofte nakomen, geeft de klant een zeker gevoel. Hieronder geef ik drie tips om de regie over je dag vast te houden, zelfs al denk je geleefd te worden door ad hoc zaken.

3 TIPS OM BAAS OVER JE DAG TE BLIJVEN

  1. Ga eens na hoeveel tijd jij nodig hebt voor je ad hoc activiteiten. Als je een paar dagen, liefst een week, bijhoudt waar je je tijd werkelijk aan besteedt krijg je inzicht in patronen. Dit helpt je om je dag optimaal in te richten en te bepalen hoeveel tijd jij nodig hebt om je ad hoc zaken bij te houden. Wil je hiervoor graag een Excel invulsheet ontvangen mail dan naar astrid@progressa.nl en ik stuur het je toe.
  2. Ad hoc is een gegeven, geef het dus een plek in je planning. Zo pak je het probleem structureel aan: plan tijd in voor het oplossen van deze zaken. Liefst in de tweede helft van de middag zo’n anderhalf tot twee uur (afhankelijk van jouw functie, inzicht en ervaring, liefst gebaseerd op het tijdschrijven van punt 1) inplannen voor je ad hoc afhandeling. Je weet dus nog niet exact waar deze tijd aan besteed gaat worden maar één ding is zeker; dat vult zichzelf wel in J.
  3. Tenslotte: kijk eens kritisch naar alle binnenkomende verzoeken. Is het allemaal echt jouw verantwoordelijkheid of zijn er zaken bij die eigenlijk door iemand anders gedaan moeten worden? En voor de zaken die bij jouw functie horen; beoordeel of ze werkelijk urgent zijn of ook ingepland kunnen worden op één van de komende dagen.

Als je je ad hoc zaken hebt ingepland creëert dat rust omdat je weet dat je er later op de dag aandacht aan kunt schenken. En dit heeft weer een positief effect op je gevoel van werkdruk![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Lees meer
Astrid HoogersAd hoc kun je plannen!

Doelen stellen = bewuster leven!

by Astrid Hoogers on 20 december, 2016 3 comments

Juist in deze laatste weken van het jaar overkomt het ons allemaal; zaken moeten nog gauw even afgerond worden voor de Kerst. Iedereen is druk, zo lijkt het, om die dringende deadline van het einde van het jaar te halen. Toch is juist nu de tijd van doelen stellen!

Terug- en vooruit kijken

Maar de Kerstperiode is ook bij uitstek de tijd om na te denken over het afgelopen en het komende jaar. Hoe was 2016 voor jou, en wat ga je volgend jaar (anders) doen? Even stilstaan en evalueren levert wellicht mooie inzichten op. Wellicht ga je zelfs doelen voor jezelf formuleren. Dat is een aanrader, want mensen die concrete doelen stellen zijn aantoonbaar succesvoller!

Op Harvard is in de jaren ‘80 een studie gedaan met een groep MBA studenten die naar hun doelen gevraagd werden. 84% van hen bleek geen enkele doelen te hebben, 13% had wel doelen maar had ze niet opgeschreven, en slechts 3% van alle geïnterviewden had zijn doelstellingen opgeschreven. Na enkele jaren werden ze weer ondervraagd en toen bleek dat die 3% die zijn doelen genoteerd had veel succesvoller was dan de anderen. Zij verdienden zelfs tien keer zoveel als diegenen die geen doelen hadden geformuleerd!! Natuurlijk is dit niet zaligmakend maar wel illustratief. Ook die 13% die zijn doelen niet had opgeschreven bleek tweemaal zo succesvol als de grote groep die geen doelen had geformuleerd.
We kunnen dus concluderen dat doelen stellen richting aan je leven geeft. Omgedraaid: zonder doelen ben je niet in staat om bewust te leven. Wat ga jij in 2017 doen?

Praktische tips voor doelen stellen

Om het wat praktischer te maken, en daar houd ik nogal van J,  kun je doelstellingen in drie categorieën indelen:

  1. Werkgerelateerde doelen
    • Volgend jaar ga ik beter op mijn werkdruk letten
    • In het nieuwe jaar wil ik een studie oppakken
    • UIterlijk december 2017 wil ik een andere functie
  2. Gezondheids doelen
    • In 2017 wil ik 5 kg verliezen
    • Ik wil elke dag minimaal 10.000 stappen zetten
  3. Persoonlijke doelen
    • Meer innerlijke rust
    • Meer investeren in mijn vriendschappen
    • Een ander huis

SMART doelen stellen

Voor bedrijfsdoelstellingen wordt vaak SMART gebruikt als methode om doelen te formuleren en te concretiseren, deze kun je natuurlijk ook voor je eigen doelen inzetten. SMART staat voor specifiek, meetbaar, ambitieus, realistisch en tijdgebonden. Het houdt in dat je zo precies mogelijk beschrijft wat je wil bereiken en hoe en op welke termijn je dat gaat doen, google even op SMART als je hier meer informatie over wilt hebben.
Bij je persoonlijke doelen is dat iets minder relevant. Het gaat er vooral om dat je bij jezelf nagaat waar jij behoefte aan hebt. Wil je meer rust in je hoofd, vriendschappen beter onderhouden of meer aandacht aan je vader te schenken dan is het wel goed om jezelf af te vragen hoe je deze doelen gaat vormgeven. Of je dit specifiek wil maken door er bijv. een aantal bezoeken per maand bij te zetten. En elke week je vader bellen of bezoeken zou dan een mooie invulling kunnen zijn.

Winst = duidelijkheid

Wat is nou de grootste winst van doelen stellen?
Ze maken het een stuk makkelijker om je tijdsbesteding vorm te geven. In de waan van alledag zul je keuzes moeten maken waar jij je tijd aan besteedt. Al wordt er aan tien kanten aan je getrokken; als jij je doelen in je hoofd hebt weet je waar jij je keuzes op baseert en kun je dus beter “nee” zeggen tegen andere zaken. En dit werkt zowel op werk- als privégebied!

Dus concreet: pak je agenda erbij en plan zaken in die tot je doelen leiden. Maak een afspraak bij de sportschool of plan een afspraak met jezelf om die studie uit te zoeken. En vergeet niet je vader elke week eens te bellen.

Wat worden jouw doelen?

Welke werkgerelateerd, gezondheids en persoonlijk doel stel jij voor 2017?
Wat je ook kiest, ik wens je er heel veel succes mee!

Wil je reageren? Graag via het formulier hieronder.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Lees meer
Astrid HoogersDoelen stellen = bewuster leven!

5 tips om de regie over je dag te nemen

by Astrid Hoogers on 28 november, 2016 No comments

Druk is een drug

We zijn allemaal druk druk druk. Een modeverschijnsel? Ik denk het niet. Door de enorme, zelfs exponentiële, groei aan informatie worden we de hele dag blootgesteld aan nieuwe feitjes. Wist je dat je brein nu eenmaal zo geprogrammeerd is dat ervan uitgaat dat het nieuwste ook het belangrijkste is? Nieuws, maar ook appjes en andere binnendruppelende informatie heeft dus een verslavende werking: we willen bijblijven en niks missen. Voor dat laatste is zelfs al een term bedacht: FOMO: fear of missing out. Maar met de huidige aantallen (groeps)appjes verzanden we in een brij van informatie en dan kan het voorkomen dat je  ’s avonds op de bank zakt en eigenlijk niet meer weet wat je nou de hele dag gedaan hebt. Dan regeert de waan van de dag.
Wil jij dit gevoel ook niet langer hebben? Neem dan de regie terug!

De regie nemen

De regie nemen betekent letterlijk dat jij bepaalt wat je gaat doen, je neemt zelf de touwtjes in handen. Je laat je niet langer regeren door de waan van de dag en alles wat er op je afkomt. En daar zit nou precies de crux: dat is proactief gedrag. Ook al zullen er de hele dag mensen je kantoor binnenlopen en krijg je constant een piepje dat er weer een nieuw WhatsApp berichtje voor je is, het is aan jou en aan niemand anders hoe je hierop reageert. De oorzaak voor drukte zit vaak in de manier waarop je omgaat met alles wat er in de loop van een werkdag gebeurt. Zonder juiste prioriteitstelling kun je moeilijk vasthouden aan de voor jou de meest waardevolle tijdsbesteding , en verlies je veel tijd en energie.

Vijf tips

Hierbij vijf concrete tips die je helpen om de regie over je dag terug te krijgen:

  1. Schrijf drie dingen op die je deze dag wil gaan doen. Dat kan ‘s ochtends, maar liever nog: vlak voor je naar huis gaat de avond ervoor,. Het stellen van een concreet doel geeft je houvast door de dag heen. En als mensen je storen dan kun je een afweging maken of je aan de interruptie tijd wil besteden. De doelen geven je houvast en een goede reden om “nee” te zeggen tegen iets anders.
  2. Zet alle geluidjes van je telefoon en computer uit. Met name de groepsapps leveren vaak veel afleiding, en niet alleen voor jou maar ook voor iedereen die binnen gehoorsafstand zit! Al die geluidjes zorgen er nl. voor dat je gaat multitasken, en er is onomstotelijk aangetoond dat dat veel tijd kost maar dat het ook de kwaliteit van je werk afneemt. Je maakt dus meer fouten!
  3. Lees je emails op vaste tijdstippen, en niet de hele dag door. En open je mailbox alleen als je ook de tijd hebt om te antwoorden, anders heeft het geen zin en leg je jezelf juist meer werkdruk op.
  4. Breng structuur aan in je dag, gebruik je Outlook agenda om je dag te plannen. Maak concrete blokken waarin jij bepaalt wat je gaat doen. Ook dit geeft duidelijk richting aan je dag. Voor terugkerende activiteiten en belangrijke zaken, je kerntaken, plan je vaste tijdstippen in. Zo weet je zeker dat je aan deze zaken tijd gaat besteden en ben je wederom beter bestand tegen afleiding.
  5. Evalueer aan het eind van de dag of je alles gedaan hebt wat je had gepland. Het kan natuurlijk zijn dat er iets urgents tussendoor is gekomen, maar blijf de regie houden en plan je activiteit in dat geval opnieuw in!

Met deze tips blijf je zelf aan zet en word je minder geleefd door je omgeving en binnenkomende berichten. Heel veel succes ermee!

Wil je reageren? Graag via het formulier hieronder.

 

Lees meer
Astrid Hoogers5 tips om de regie over je dag te nemen