Planner en To Do, wat gebruik je wanneer?

Afgelopen week kwam in een training de vraag hoe je overzicht houdt over al je taken en wanneer je nou Planner en wanneer To Do gebruikt. Dat wil ik graag toelichten want zo kun je dit meteen gaan toepassen in jouw situatie.

To Do is een overzicht over al jouw persoonlijke taken. Het is het blauwe vinkje links in Outlook. Je kunt heel makkelijk een nieuwe taak maken, subtaken, notities en bijlages toevoegen. Maar je kunt ook met één beweging een taak van een mail maken. Met of zonder bijlage; net wat jij wil! En de To Do app op je telefoon is een aanraden, ik kan echt niet meer zonder 🙂

In Planner kun je ook je taken bijhouden, deze tool is ideaal voor het bijhouden van teamtaken. Je kunt taken toewijzen, vul ook altijd de vervaldatum in, zo heb je inzicht in wie wat wanneer moet doen. Binnen een secretariaat wordt dit ook vaak toegepast als je wil dat bijv. alle ondersteuners afvinken dat ze een nieuwe werkinstructie hebben gelezen. Dit doe je door een taak met één klik te openen en alle namen bij Controletaken toe te voegen.
Hierop kwamen al snel enthousiaste reacties want deze geweldige tool is toch nog niet zo bekend. Wel fijn dat hij zo ontzettend intuïtief werkt, dus probeer het gewoon eens uit!

Maar waar het nou over ging: het overzicht over AL je taken, zeker als je zowel To Do als Planner gebruikt. Dat heeft vooral te maken waar jij het meeste in werkt.
Werk jij vooral in Outlook dan zou ik kiezen voor To Do. Taken die in Planner aan jou worden toegewezen kun je makkelijk inzichtelijk maken door “Toegewezen aan jou” aan te zetten in de instellingen.
Werk jij vooral in Teams dan zit daar jouw primaire overzicht, zeker als je in veel kanalen met een Planner werkt. Ga in de Planner app in je persoonlijke linkerbalk (even toevoegen bij de Apps als je hem hier nog niet ziet). Bij mij zie ik nu Mijn Dag verschijnen. Meteen links naast Mijn Dag vind je een blauw icoontje dat leidt naar je overzicht – dat zit in Mijn Taken.
Hier vind je achtereenvolgens een overzicht over al je taken, jouw privétaken (en dit is dus To Do!), jouw taken uit Planner (Toegewezen aan mij) en evt ook gevlagde emails (onder Gemarkeerde e-mailberichten)

Kies wat jij het fijnst vindt want – en dat is het mooie- alles is 100% geïntegreerd en dus kun je in beide applicaties een totaaloverzicht vinden over al jouw taken. Wat heeft jouw voorkeur?

Deze prachtige deur vond ik op Zanzibar, Tanzania