Stop met pen en papier!

Helemaal leuk als jouw Sinterklaasgedichten dit jaar weer handgeschreven waren. Een boodschappenlijstje kan ook prima, ook al heb je daar veel handige alternatieven voor. Maar ik kom nog steeds veel management assistenten tegen die hun taken bijhouden op papier. En dan ben ik heel stellig, Niet Meer Doen!

Stel je hebt 100 taken te doen. Dan lukt het je echt niet meer om deze in je hoofd te onthouden dus dat is geen optie. Als je ze op papier zet dan wordt het doorstrepen, veel gekras en een onoverzichtelijk geheel. Dus maar weer overschrijven dan?? Over timemanagement gesproken – dat kan echt beter.

Doe jezelf een groot plezier en ga over op Microsoft To Do. Dit zit tegenwoordig standaard in je Outlook menu, het is dat blauwe V teken. Het is een hele makkelijke tool en zowel zakelijk als privé te gebruiken.
In mijn Outlook training behandel ik To Do standaard als dé manier om overzicht te houden over al jouw taken.

Weet je wat het allergrootste verschil maakt? Als je met pen en papier werkt zet je vrijwel nooit achter elke taak een datum. Maar een taak zonder datum is slechts een wens.

En dan nu het ideaalplaatje: stel je voor dat je volledig kunt vertrouwen op jouw “externe geheugen”, jouw To Do systeem. Een taak incl datum toevoegen is zo gebeurd en met een widget op jouw telefoon kan dat overal, zelfs zonder de app te openen.
In de app verschijnt automatisch de taak die nu jouw aandacht nodig heeft, deze staan allemaal bij elkaar in de “slimme lijst” Mijn Dag. Geen herinnering nodig, dit gaat helemaal vanzelf.

To Do biedt je de mogelijkheid om zowel groepen als lijsten te maken zodat je je eigen structuur aan kunt maken. Zolang jij maar overal een datum aan hangt word je vanzelf eraan herinnerd. Dat geeft rust. Dat gun ik jou ook.
En ja, ik gebruik het zelf ook, zowel zakelijk als privé en het is echt mijn lifesaver!