Waarom de meeste To Do lijsten niet werken

Afgelopen week mocht ik voor SMI een webinar houden, met als thema “Hoe maak ik een overzichtelijke takenlijst in Outlook”. Voordat ik liet zien hoe zo’n takenlijst eruitziet heb ik eerst toegelicht waarom ik denk dat de meeste to do lijsten niet werken. En deze wil ik ook graag met jou delen!

Je wil een betrouwbare takenlijst die laagdrempelig is zodat je meteen aan de slag kunt. We noemen dat het scheiden van denken en doen: bij het noteren van de taak denk je goed na over actie en hoeveel tijd je nodig hebt en wanneer je hem gaat inplannen; als je hem op de geplande dag weer ziet weet je precies wat je moet doen en kun je dus meteen beginnen. Credits zijn voor Getting Things Done van David Allen uiteraard!
Wat je nodig hebt is een complete lijst; begin daarom met een zogenaamde braindump. Dit houdt in dat je alles wat er nog aan to do’s in je hoofd zit opschrijft. Zo weet je zeker dat je niets vergeet.

Nog een veel voorkomende: veel mensen hebben meerdere to do lijsten. Voor een goed overzicht heb je juist één lijst nodig want alleen dan heb je een totaaloverzicht over al je taken zodat je de juiste prioriteit kunt stellen. Meerdere lijsten moeten napluizen werkt echt niet, net zoals een lading post-its aan je monitor hangen. En ik ben natuurlijk groot fan van een digitale
takenlijst, voor een altijd bijgewerkt en makkelijk in te plannen overzicht.

Veel mensen hebben taken en projecten door elkaar staan en ook dat werkt niet fijn. Een project is namelijk een verzameling taken. Op een takenlijst horen alleen taken thuis.
En hierop voortbordurend: je takenlijst zou alleen je eerstvolgende acties moeten bevatten. Met een concreet werkwoord, geen managementtaal zoals bijv. coördineren. Zo voorkom je ook
uitstelgedrag want je brein vindt een taak die niet de eerstvolgende actie is te lastig. Dan ga je er dus niet mee aan de slag. En als je deze zichtbaar maakt in je agenda heb je een geweldig
overzicht.