De datumprikker in Outlook

Ken je de Planningspeiling in Outlook al? Deze functie is ideaal voor iedereen die regelmatig afspraken moet inplannen. In mijn trainingen merk ik dat hij nog verrassend onbekend is, terwijl veel mensen meteen enthousiast zijn zodra ze hem eenmaal kennen.

De planningspeiling is beschikbaar in zowel de klassieke als de nieuwe Outlook. En even voor de duidelijkheid: het is echt een datumprikker, dus als je nu een externe datumprikker gebruikt, lees dan vooral even verder.

Zo werkt het:

Open een nieuwe e-mail en voeg de deelnemers toe. Kies vervolgens in het lint (rechts) voor Nieuwe planningspeiling. Je kunt nu meerdere data en tijdstippen voorstellen.

Bij interne deelnemers zie je direct of iemand in principe beschikbaar is (groen) of niet (rood). Bij externe deelnemers zie je dit niet; zij geven hun beschikbaarheid aan in de peiling zelf.

Selecteer een aantal tijdstippen en klik op Volgende.

In het volgende scherm zie je de pollinstellingen – en hier zit de grote meerwaarde van deze functie. Je kunt namelijk instellen dat de afspraak automatisch wordt ingepland bij consensus én dat de gekozen tijdsopties in jouw agenda worden vastgehouden (dit heet Bewaring).

Verstuur daarna de mail. De ontvangers geven aan wanneer ze wel of niet kunnen en wat hun voorkeur heeft. Zodra er consensus is, hoef jij niets meer te doen: Outlook plant de vergadering automatisch in. De overige opties vervallen en je agenda is direct weer up-to-date :-)
De planningspeiling werkt ook wanneer je als gedelegeerde een vergadering voor je manager inplant – superhandig.

De voordelen op een rij:

• Veel minder heen-en-weer mailen
• De voorgestelde opties worden vastgehouden in je agenda
• De vergadering wordt bij consensus automatisch gepland

Ga jij hem gebruiken?