Slimmer werken met Snelonderdelen: nu ook in de nieuwe Outlook

Eindelijk, één van mijn favoriete functies in de klassieke versie van Outlook is recent in de nieuwe Outlook opgedoken:-)
Zoals ik begin vorig jaar nog blogde, blijkt het ook steeds weer één van de minst bekende functies in Outlook. Maar elke keer als ik het in een training uitleg krijg ik hele enthousiaste reacties. En terecht, hiermee kun je heel veel tijd besparen!

Wat zijn Snelonderdelen?
Dit zijn stukken tekst die je vaak gebruikt en makkelijk weer wilt hergebruiken. Ik kom vaak deelnemers tegen die dit soort stukken tekst  uit een oude mail kopieert. Of ze in een aparte handtekening hebben staan, die wordt er ook regelmatig voor gebruikt.

Een snelonderdeel kan een zin zijn maar ook een alinea of een heel stuk tekst, wat jij wil. Mijn standaardteksten voor bijv. het sturen van een factuur staan er in ieder geval altijd in. Want, zoals bij veel functies in Outlook, is het eenmalig instellen en dan vooral heel veel tijdsbesparing want twee keer hetzelfde typen, daar wordt niemand blij van. En de kans op fouten is ook nog eens groter!

Nog een voordeel: als je in gedeelde mailboxen werkt is Snelonderdelen ook fijn voor uniforme communicatie, fijn als er veel klantcontact is.

Hoe werkt het?
Je staat in het tekstvak van een mail en typt de tekst die je wil opslaan. Als je wil kun je hem mooi opmaken of afbeeldingen toevoegen. Vervolgens selecteer je dit stuk. Nu ga je naar tabblad Invoegen en dan zie je midden in je lint Snelonderdelen staan. Klik op het dropdown menu en dan op Selectie opslaan in Snelonderdelen. Geef het een duidelijke/beschrijvende naam, voeg eventueel een icoon toe (typ eens Windows + . en maak je keuze) en klik op OK.

Wil je deze tekst nu gebruiken in een mail dan ga je naar weer naar Invoegen – Snelonderdelen en selecteert het “bouwsteen” zoals het ook wel genoemd wordt.
Dat is echt slim werken!