Datumprikker in Outlook!

Ken jij de Planningspeiling in Outlook al? Deze functie is ideaal voor iedereen die vaak afspraken moet inplannen. In mijn trainingen merk ik dat hij nog best onbekend is maar als je dit eenmaal weet word ook jij vast heel enthousiast. Eigenlijk is het een datumprikker, maar dan geintegreerd in Outlook

Open een nieuwe mail en voeg de deelnemers toe. Kies dan voor Nieuwe planningspeiling, deze zit in je lint, aan de rechterkant. Vervolgens kun je een aantal data en tijdstippen toevoegen. Bij interne deelnemers zie je meteen (groen) of die persoon in principe beschikbaar is of niet (rood), bij externe deelnemers niet. Zij zullen in de peiling zelf hun beschikbaarheid moeten aangeven.

Kies een paar tijdstippen en klik op Volgende.
In dit scherm zie je de Pollinstellingen staan, en hier zit de grote meerwaarde van deze functie. Je kunt hier nl. aangeven dat de afspraak bij consensus automatisch ingepland wordt en dat de geselecteerde tijdsopties in jouw agenda vastgehouden worden.

Nu verstuur je de mail. De ontvangers kunnen aangeven wanneer hij/zij wel of niet kan en wat zijn of haar voorkeur heeft. Bij consensus hoef je niets meer te doen, Outlook plant de meeting meteen in. De opties vervallen dan automatisch dus je agenda is helemaal bij.
De planningspeiling werkt ook als je een vergadering als gedelegeerde voor je manager inplant. Superhandig toch?

Nog even de voordelen op een rijtje:

• Veel minder op en neer mailen

• De opties worden in jouw agenda vastgehouden

• De vergadering wordt bij consensus automatisch gepland!