Supersnel archiveren in Outlook

Afgelopen week gaf ik een training aan medewerkers van een IT bedrijf. Natuurlijk hadden ze al een stevige basiskennis om Outlook maar toch kon ik ze nog verrassen met sommige functionaliteiten. Voorbeeldje? Supersnel archiveren; met één toets een mail in Archief zetten.

Zweer jij bij veel mappen? Je bent heus de enige niet. Ik kom vaak mensen tegen die hele waslijsten met mappen en submappen hebben. Maar in de meeste zitten misschien slechts een paar mails. Microsoft is voorstander van slechts één archiefmap. Ook vele Outlook goeroes zijn het erover eens: de enige functie van archiveren is het vinden van de juiste informatie  – zonder veel zoektijd. Zoektijd is nl. verloren tijd.

De zoekfunctie van Outlook is de laatste jaren erg verbeterd en alles is met enkele zoekcriteria meteen weer terug te vinden. Klik in de zoekbalk bovenaan en vervolgens op het pijltje naar beneden aan de rechterkant. Nu kun je je zoekopdracht ingeven. Voor veel mensen werkt dit prima, een archiefsysteem met slechts één map. Kan ik jou ook overtuigen?

Het inrichten van dit systeem is eenvoudig en eenmalig. Bovenin je lint in het Start menu zit de knop Archiveren. Hiermee stel je de map Archief in als standaard archieflocatie, simpelweg door erop te klikken. Vervolgens kun je een mail archiveren door erop te gaan staan en vervolgens op Backspace te klikken. Dat is alles!

Zijn deze tips voor jou een open deur? Hartstikke fijn natuurlijk. Maar kan ik voor jou deuren openen, volg me dan of stuur me een connectieverzoek. Dan mis je nooit meer een handige tip. Voor meer info over mijn trainingen verwijs ik je naar mijn website progressa.nl. Voel je vrij om contact op te nemen als je een vraag hebt, ik help je graag.