Ad hoc kun je plannen!

by Astrid Hoogers on 23 januari, 2017 8 comments

Ad hoc kun je plannen!

Als ik in een training vraag naar hoe de perfecte werkdag eruit ziet krijg ik vaak als antwoord dat mensen iets hebben kunnen afmaken wat ze gepland hadden te doen. Lekker op een to-do lijstje kunnen afvinken wat klaar is geeft veel voldoening. Maar ook het feit dat je echt iets hebt kunnen voltooien en je kennis en ervaring hebt kunnen inzetten. Dat klinkt logisch, maar waarom lukt het dan zo zelden? Nou ja, omdat er altijd allerlei zaken tussendoor komen. Constant gestoord worden door klanten, binnenlopende collega’s of telefoontjes. Dat gebeurt ons allemaal, het is precies zoals John Lennon al treffend zei: ““Life is what happens to you, while you’re busy making other plans.”. Uit onderzoek is gebleken dat voor de meeste mensen geldt dat wel 40% van hun tijd opgaat aan ad-hoc zaken!

ELKE DAG

Tuurlijk heb jij je prioriteiten op een rij en weet je precies waar je je dag aan wil besteden maar als de waan van de dag regeert blijkt je planning aan het einde van de dag toch waardeloos.
Juist die ad hoc zaken zorgen voor een gevoel van werkdruk. Een ontevreden klant, de neverending stroom aan emails, verzoeken van collega’s, je  moet er aandacht aan schenken, het is eigenlijk altijd urgent. Het gebeurt dus ongepland maar wel dagelijks. En daar zit nou meteen de crux. Juist die wetenschap, dat het elke dag voorkomt, maar je weet niet precies wanneer, moeten we gaan inzetten.

PLAN JE AD HOC!

Ad hoc zaken zijn vrijwel altijd zaken waar op korte termijn aandacht aan moet worden geschonken. Liefst dezelfde dag nog. Maar, in tegenstelling tot wat veel mensen denken, het hoeft niet meteen, op hetzelfde moment! Veel klanten vinden een reactie binnen een paar uur of op dezelfde dag prima, als je maar aangeeft wanneer ze uiterlijk antwoord krijgen EN je je daaraan houdt. Vooral dat laatste, je belofte nakomen, geeft de klant een zeker gevoel. Hieronder geef ik drie tips om de regie over je dag vast te houden, zelfs al denk je geleefd te worden door ad hoc zaken.

3 TIPS OM BAAS OVER JE DAG TE BLIJVEN

  1. Ga eens na hoeveel tijd jij nodig hebt voor je ad hoc activiteiten. Als je een paar dagen, liefst een week, bijhoudt waar je je tijd werkelijk aan besteedt krijg je inzicht in patronen. Dit helpt je om je dag optimaal in te richten en te bepalen hoeveel tijd jij nodig hebt om je ad hoc zaken bij te houden. Wil je hiervoor graag een Excel invulsheet ontvangen mail dan naar astrid@progressa.nl en ik stuur het je toe.
  2. Ad hoc is een gegeven, geef het dus een plek in je planning. Zo pak je het probleem structureel aan: plan tijd in voor het oplossen van deze zaken. Liefst in de tweede helft van de middag zo’n anderhalf tot twee uur (afhankelijk van jouw functie, inzicht en ervaring, liefst gebaseerd op het tijdschrijven van punt 1) inplannen voor je ad hoc afhandeling. Je weet dus nog niet exact waar deze tijd aan besteed gaat worden maar één ding is zeker; dat vult zichzelf wel in J.
  3. Tenslotte: kijk eens kritisch naar alle binnenkomende verzoeken. Is het allemaal echt jouw verantwoordelijkheid of zijn er zaken bij die eigenlijk door iemand anders gedaan moeten worden? En voor de zaken die bij jouw functie horen; beoordeel of ze werkelijk urgent zijn of ook ingepland kunnen worden op één van de komende dagen.

Als je je ad hoc zaken hebt ingepland creëert dat rust omdat je weet dat je er later op de dag aandacht aan kunt schenken. En dit heeft weer een positief effect op je gevoel van werkdruk![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Astrid HoogersAd hoc kun je plannen!

8 comments

Join the conversation
  • Renée Schreurs - 24 januari, 2017 reply

    Goed te zien hoe je met adhoc om kan gaan
    Die excel lijst mag je mij opsturen Astrid dan ga ik die invullen zodra ik een baan heb. Is de lijst ook nu te gebruiken?
    Groeten Renée Schreurs

    Astrid - 24 januari, 2017 reply

    Hoi Renée,

    Dank voor je reactie, ik zal je het formulier toetsturen.
    In principe gebruik ik het voor het in kaart brengen van tijdsbesteding op het werk. Maar als jij inzicht in je dagbesteding thuis wilt hebben kun je ‘m hiervoor natuurlijk ook gebruiken!

    Groetjes, Astrid

  • Annique - 24 januari, 2017 reply

    Heel herkenbaar! Goed artikel.

    Astrid - 25 januari, 2017 reply

    Dank je wel Annique!

  • Ellen Ohoioeloen - 24 januari, 2017 reply

    He Astrid,
    Herkenbaar artikel!
    Zal dit doorsruren aan een aantal collega’s
    Graag ontvang ik de excellijst van jou.
    Succes, hartelijke groeten Ellen

    Astrid - 25 januari, 2017 reply

    Hoi Ellen,
    Dank je wel, fijn dat je anderen er ook op attendeert.
    Ik stuur je de Excel lijst toe per mail!

    Groetjes, Astrid

  • Jolanda de waal - 29 januari, 2017 reply

    Helder verhaal. Zeker het proberen waard.

    Astrid - 30 januari, 2017 reply

    Leuk om te horen Jolanda!

Join the conversation