Niet zoeken maar vinden!

Zoeken naar mails is één van de grootste ergernissen in Outlook, veel mensen herkennen deze frustratie. Elke minuut die je daarop kan besparen levert direct tijdswinst op. Deze week kreeg ik enthousiaste reacties op de Zoekmappen in Outlook. Deze functie is niet erg bekend maar wel erg handig!

Een zoekmap is een verzameling mails die aan bepaalde criteria voldoet. Bijvoorbeeld van een bepaalde afzender of met een bepaald woord in de tekst. De mogelijkheden zijn heel uitgebreid en je kunt een map helemaal ook zelf samenstellen. De zoekmap is een virtuele map, dat betekent dat, ook al zie je een gewone map met mails, het slechts verwijzingen zijn naar die mails. Als je een zoekmap verwijderd verwijder je dus niet de mails, die blijven gewoon staan. Je kunt zoekmappen eenmaal definiëren en daarna permanent laten staan als je dat wil. Zo heb je alle mails van een bepaald persoon of project snel bij de hand.

De zoekmap zit een beetje verborgen want hij staat nl. niet in je lint maar links onderaan bij je mappen. Als je er met je rechtermuis op klikt en Nieuwe zoekmap aanklikt zie je dat er al een heel aantal zoekmappen alvast gedefinieerd zijn. Bijv. een map met mails van bepaalde personen, of mails met bijlagen. Als deze niet voldoen kun je ook een eigen zoekmap definiëren, scrol dan naar beneden en kies voor Aangepaste zoekmap. Je geeft je zoekmap een naam en kan nu losgaan met jouw criteria. Je kunt er meerder invoeren, bijv. mail van mevrouw X met bijlage. Onder het tabblad Meer opties kun je bijvoorbeeld ook aangeven dat Outlook alleen mag zoeken in de door jou gevlagde mails.
Het enige wat je bij Zoekmappen wel even moet weten is dat Outlook niet zoekt in je Verwijderde items – Outlook gaat ervan uit dat je die hebt weggegooid met een reden :-).