Automatisch een reminder sturen

In de webversie van Outlook (outlook.office.com) zitten echt een paar handige functionaliteiten. Vandaag licht ik er eentje uit: een herinnering sturen voor een afspraak. Net als bij bijv. een ziekenhuis of tandarts afspraak kun je deelnemers aan een vergadering nu automatisch een mailtje sturen ter herinnering. De tijd is in te stellen, bijv. een uur of dag van tevoren. En wat fijn is: je kunt zelf optioneel een tekst toevoegen.

Als je in de online agenda een nieuwe gebeurtenis (zo heet een afspraak in de online versie :-)) plant en je opent de afspraak dan zie je ook een wekkertje staan in het lint. Zo kun je een herinnering voor jezelf instellen. Maar er is meer: als je naar beneden scrolt in de opties zie je ook E-mailherinnering sturen. Hiermee kun je, meteen bij het plannen van de vergadering, een e-mail klaarzetten voor alle deelnemers. Het heet Update verzenden, en deze wordt automatisch verstuurd op het door jou aangegeven tijdstip. NB: Het werkt alleen als je de deelnemers al hebt toegevoegd.

Op deze manier zijn de genodigden er op het moment suprême ook echt – en voorbereid. Dit kun je vast af en toe gericht inzetten!