Facilitator in fysieke en hybride vergaderingen: zo werkt het
Afgelopen week blogde ik over de Facilitator agent in Microsoft Teams. Een gamechanger voor ondersteuners: zonder handjes notuleren, zoals ik het in trainingen graag noem.
Maar bijna meteen kwam natuurlijk de vraag: hoe werkt dit in een fysieke of hybride vergadering? Goed nieuws: Facilitator ondersteunt je net zo goed wanneer iedereen live bij elkaar zit. En ja – hij kan dan ook stemmen aan personen koppelen. In deze blog leg ik uit hoe je dat organiseert.
Wat is de Facilitator agent ook alweer?
Facilitator (in het Nederlands: Gespreksleider) is een AI‑assistent in Microsoft Teams die automatisch live notities, besluiten en actiepunten vastlegt op basis van de transcriptie. Hij helpt vergaderingen gestructureerd en doelgericht te houden door de agenda te bewaken, vragen te beantwoorden (roep hem aan via @facilitator in de chat) en direct taken aan te maken voor opvolging.
Hoe zet je Facilitator aan?
- Nodig alle deelnemers uit in het Teams‑overleg.
- Ga in de vergaderopties naar Copilot en andere AI.
- Schakel Facilitator in.
Hiervoor heb je een Copilot‑licentie nodig én Copilot moet ingeschakeld zijn binnen je organisatie.
Zodra Facilitator start, wordt automatisch de transcriptie aangezet; dit is de basis voor de notulen.
Hoe werkt Facilitator in een fysieke of hybride vergadering?
De crux is: iedereen logt in met zijn eigen laptop
Dit werkt eigenlijk heel simpel. Zo stel je het in:
- Iedereen (ook wie fysiek in de ruimte zit) logt in op de Teams‑vergadering.
- Laptopgeluid UIT
- Microfoon AAN
Omdat iedereen via zijn eigen microfoon deelneemt kan Facilitator stemmen aan personen koppelen :-). Deze opzet werkt uitstekend, mits het rustig genoeg is in de ruimte. En het grote voordeel: je hoeft geen extra hardware te kopen.
Alternatief: Teams Rooms (MTR), een betaalde oplossing, wil ik ook even noemen.
Dit is vergaderkamer hardware met een Teams Rooms Pro‑licentie, bestaande uit o.a. camera’s, microfoons, speakers en een bedieningspanel. Deelnemers hoeven nu niet via hun eigen laptop in te loggen want Teams herkent stemmen automatisch op basis van vooraf ingestelde stemprofielen.
Conclusie
Ook in fysieke of hybride vergaderingen kun je volop profiteren van Facilitator.
Of je nu kiest voor de simpele laptop‑aanpak of voor professionele Teams Rooms: beide zijn goede opties om automatisch notuleren te organiseren.
Ga jij dit inzetten bij jullie overleggen?
🗝️Kan ik voor jou deuren openen, volg me dan of stuur me een connectieverzoek. Dan mis je nooit meer een handige tip. Voor meer info over mijn trainingen verwijs ik je graag naar mijn website progressa.nl.
#FacilitatorAgent
#Microsoft365
#Teams
#slimmerwerken
#productiviteit
#progressatrainingen
Deze prachtige deur vond ik in Den Bosch
