Ideaal: Facilitator agent maakt de notulen!
Notuleren met Copilot, daar wordt veel over geschreven. Het is natuurlijk een klus die je graag wil uitbesteden en waar AI een fijne rol in kan spelen. Maar hoe kun je Co nu precies het beste inzetten?
Heb je de betaalde Copilot‑licentie, dan is Facilitator; in het Nederlands de Gespreksleider genoemd, de ideale oplossing. Als je deze agent inzet wordt een groot deel van het proces uit je handen genomen, zodat jij niet meer hoeft te stressen en je kunt richten op de inhoud. In deze blog lees je wat hij kan en hoe het in zijn werk gaat.
Wat is deze Facilitator Agent?
Het is een digitale assistent die tijdens een Teams‑vergadering helpt met het organiseren, structureren en ondersteunen van het gesprek. Zie hem als een neutrale gespreksbegeleider die automatisch taken oppakt die bij een voorzittersrol horen.
Facilitator functioneert het beste als je hem van tevoren voedt met zoveel mogelijk relevante informatie zoals een agenda met naam van de verantwoordelijke en hoeveelheid tijd per agendapunt.
Is er geen agenda dan zal hij alle beschikbare info uit de uitnodiging halen om zo toch de vergadering te kunnen structureren.
Wat doet de Facilitator Agent precies?
- Bewaken van de agenda
Hij houdt de agenda in de gaten en doet aan timekeeping. Zo geeft hij aan wanneer een onderwerp uitloopt en zorgt dat er voldoende tijd blijft voor de rest van het overleg. En een paar minuten voor het einde van het overleg geeft hij ook standaard een seintje. - Vastleggen van besluiten
Belangrijke beslissingen worden automatisch herkend en genoteerd. Je hoeft dus niet achteraf te puzzelen wat er ook alweer precies was afgesproken. - Actiepunten ordenen
De Agent registreert actiepunten en koppelt ze aan personen - Samenvatten van delen van het gesprek
Wanneer een onderwerp wordt afgerond, kan de Agent onmiddellijk een korte samenvatting geven. Lekker duidelijk voor alle aanwezigen.Hoe zet je Facilitator aan?
In de vergaderopties zet je hem van tevoren aan bij “Copilot en andere AI”. Let op, hij werkt alleen bij geplande vergaderingen. Facilitator zorgt ervoor dat de transcriptie automatisch start, dus hier hoef je niet meer aan te denken.
Als je in de vergadering op Notulen klikt zul je zien dat hij realtime de notulen maakt, zichtbaar voor iedereen.
Ook fijn: in de vergadering zul je hem zien als een extra “persoon”. Het mooie is dat je hem ook vragen kunt stellen door in de chat @facilitator te typen. Voorbeelden van vragen kunnen zijn:
- Vat de discussie van de afgelopen 10 minuten kort samen.
- Welke actiepunten zijn er al genoemd, en wie heeft ze op zich genomen?
- Kun je de belangrijkste argumenten voor en tegen deze keuze op een rij zetten?
- Welke beslissingen hebben we tot nu toe genomen en wat staat nog open?
- Zet een timer van 5 minuten
- Voeg deze actie toe aan de takenlijst
Na afloop van de vergadering maakt hij automatisch de notulen, deze staan in de agenda afspraak onder de titel Vergaderingssamenvatting. Inclusief een overzicht van beslissingen, eventuele openstaande vragen en op te volgen taken.
En je kunt zelfs na afloop Facilitator nog vragen stellen over de meeting!
En jouw rol?
Die wordt meer controlerend. Natuurlijk lees je het verslag even door en kijkt of alle beslissingen en actiepunten er duidelijk instaan. En is het taalgebruik en formuleringen zoals jullie het in de organisatie gewend zijn? Maar inhoudelijk…. Geen typen en geen stress meer tijdens de vergadering. Top toch!
Ik gebruik ‘m zelf altijd in mijn Teams overleggen en ben er erg enthousiast over. Benieuwd naar jouw ervaring, laat je het me weten?
Volgende week zal ik ingaan op het inzetten van Facilitator bij fysieke/hybride vergaderingen.
🗝️Kan ik voor jou deuren openen, volg me dan of stuur me een connectieverzoek. Dan mis je nooit meer een handige tip. Voor meer info over mijn trainingen verwijs ik je graag naar mijn website progressa.nl.
#Copilot
#slimmerwerken
#productiviteit
#progressatrainingen
Deze prachtige deur heb ik gevonden in het gemeentehuis van Deurne (Deur-ne :-))
