Outlook tip voor drukke agenda’s: Volgen!

Heb jij ook zo’n manager die een overvolle agenda met regelmatig dubbele afspraken heeft?
Dan is er nu een functie in Outlook webmail die je lucht gaat geven.

De functie ‘Volgen’ in de agenda stelt drukbezette managers in staat om op de hoogte te blijven van vergaderingen zonder dat ze fysiek aanwezig hoeven te zijn. De vergadering moet wel minstens 3 deelnemers hebben, anders zie je deze optie niet (logisch als je erover nadenkt :-))

Bij een vergaderverzoek zie je de optie Volgen staan. Als je hierop klikt krijg je vervolgens toegang tot  alle vergaderdetails, je kunt deelnemen aan de chat in Teams en de vergaderingsnotities bekijken. Als de organisator de vergadering heeft opgenomen, kan de “volger” de opname en de samenvatting achteraf bekijken. Dus wil jouw manager op de hoogte blijven en toch niet deelnemen aan een vergadering, dan is dit een fijne optie.

Als je een vergadering “volgt”, dan staat deze in de agenda gemarkeerd als “vrij”.
Hierdoor blijft het lekker overzichtelijk terwijl alle details van de vergadering toegankelijk zijn.

Maar ook als jij een vergadering organiseert heeft de ‘Volgen’-functie een groot voordeel; je hebt dan nl. een duidelijk overzicht van wie geïnformeerd wil blijven. Je ontvangt een melding wanneer een deelnemer ervoor kiest om de vergadering te volgen. Ook word je eraan herinnerd om de vergadering op te nemen, zodat de inhoud later toegankelijk is voor de volgers. Zo kan iedereen die daar prijs op stelt op de hoogte blijven.

NB: voor deze functie moeten alle partijen wel de webmail of de nieuiwe Outlook app gebruiken!