CC mails eruit filteren

In mijn trainingen komt vaak de vraag hoe je om kunt gaan met je CC mails. Je wordt er maar door afgeleid en, als het goed is, staat er voor jou geen actie in. Dat laatste moet je trouwens altijd maar met een korrel zout nemen want de zender is tenslotte ook maar een mens.

Het creëren van een CC map wordt vaak als oplossing genoemd. Je maakt een map met de naam CC aan in je Outlook en combineert dit met een Regel waar alle mails waar jij in de CC staat automatisch inkomen. Ik ben groot fan van Regels en dit is een prima oplossing voor iemand die veel (>15) CC mails per dag ontvangt, maar als je er maar enkele per dag ontvangt is er in mijn ogen een betere oplossing.

Je kunt de CC mails namelijk ook een andere kleur geven in je inbox. Ik stel altijd voor om ze grijs te maken zodat ze iets lichter en dus minder opvallend in je inbox verschijnen. Zo zie je ze dus wel maar weet je meteen dat je in deze mail op de CC genoemd staat. Hoe doe je dit? Ga naar tabblad Beeld en vervolgens naar Weergave instellingen en kies Voorwaardelijke opmaak. In dit menu kun je een kleur selecteren en als voorwaarde kies je voor ” Ik ben één van meerdere personen op de regel CC”.

Op deze manier zie jij alle inkomende mails in je inbox maar weet door de kleur in één oogopslag of de mail aan jou gericht is of dat je in de CC staat.

Wil jij meer van dit soort handige tips om jouw werk beter te organiseren en slimmer te werken? Neem dan contact met me op via Astrid@progressa.nl  of kijk op progressa.nl.