Het doel van je inbox

In elke training zijn er mensen die al hun gelezen en verwerkte mailtjes laten staan in hun inbox. Het zijn er honderden maar vaak ook veel meer, van 40.000-60.000 berichten kijk ik echt niet meer op. “Maar het zit me niet in de weg hoor” is dan altijd het argument.
Natuurlijk, als dit je gewoonte is heb je er geen last van. Maar eenmaal een (vrijwel) lege inbox; dat geeft toch wel heel veel rust, dat blijkt altijd weer.

Mijn mantra is als volgt:
Inbox ≠ archief
Inbox ≠ To Do lijst
Inbox ≠ prullenbak

Je inbox kun je vergelijken met je deurmat. Er komt een brief en die raap je op, maak je open en leg je weg op de juiste plek of op de juiste stapel. In je mailbox zou je dus precies hetzelfde doen: er komt een mail binnen, je leest hem en neemt een beslissing over wat ermee moet gebeuren.

En zoveel smaken zijn er eigenlijk niet 😊.
Er zijn mails die puur ter info verstuurd zijn; die kun je weggooien (Verwijderde items) of wil je archiveren (Archiefmap). Er kan een taak voor je instaan, in dat geval kun je hem verplaatsen of kopiëren naar Taken. Niet iedereen gebruikt dit maar het is er toch specifiek voor ontworpen. Als je eenmaal gewend bent wil je niet meer anders – een goed digitaal overzicht over al je To Do’s is echt geweldig, zeker omdat je er automatisch aan herinnerd wordt dat je eraan moet beginnen.
Mocht een taak binnen een paar minuten afgehandeld kunnen worden dan doe je dat meteen, volgens de 2 minuten regel van Getting Things Done goeroe David Allen. En als er iets op een specifieke datum moet gebeuren dan plaats je het in je agenda.

Deze methode heet OHIO: Only Handle It Once. Je opent een mail dus maar één keer en beslist wat ermee gaat gebeuren. Geen mails meer op ongelezen zetten, geen vlaggen meer nodig maar een systeem dat werkt. En geloof me, het resultaat geeft zoveel lucht, daar heb ik al heel veel mensen gelukkig mee gemaakt.

Wil je meer weten? Neem contact op op 06 25 31 87 00 of stuur een berichtje naar astrid@progressa.nl