Drie tips voor efficiënter e-mailen

E-mail is in organisaties nog steeds de meest gebruikte manier van schriftelijk communiceren. Veel mensen die ik ontmoet krijgen per week meer dan honderd emails, soms zelfs veel meer. Toch is er bijna niemand die ooit een cursus e-mailen heeft gehad. Het is immers zo gebruiksvriendelijk dat iedereen wel een mailtje kan schrijven en beantwoorden? Ja en nee. Natuurlijk is het geen enkel probleem om te mailen, een kind kan de was doen. Maar je mailsysteem kan veel meer voor je betekenen en dat weten maar weinig mensen. Met name Outlook biedt mogelijkheden om je dag efficiënt in te richten, en het kan dus heel goed ingezet worden als “tool” voor timemanagement.

Mijn visie op Outlook

Het functioneert als een gesloten systeem, waar alles op de juiste plek staat  en waarin je exact op het juiste moment herinnerd wordt aan de juiste actie. Niets staat er dubbel in (denk aan de bekende vlaggetjes!) en onder de streep scheelt het je veel (zoek)tijd. In je mailbox staan maximaal 15 items, waarvan verreweg de meeste nieuw, en dus ongeopend zijn. Elke avond is-ie in principe leeg, dus je gaat met letterlijk een opgeruimd gevoel naar huis. Al je leesvoer, sociale media updates en reclame wordt automatisch naar een map gestuurd, die zie je dus niet meer in je inbox verschijnen, wat heel prettig is en je focus op de hoofdzaken houdt! Je agenda en taken zijn zo geïntegreerd dat je in één overzicht  een volledig overzicht over je dag hebt wat plannen en prioriteren heel makkelijk maakt. En dit alles maakt dat je letterlijk meer uit je dag kunt halen, pure tijdswinst dus! Klinkt dit ook als muziek in jouw oren?

Drie tips

Outlook is naar mijn mening dus een geweldig systeem wat maar weinigen ten volle benutten. Natuurlijk zul je Outlook eenmalig moeten inrichten om op deze manier te werken; daarna komt het nog maar op één ding aan en dat is…. discipline! Tja, het onderhoud van het systeem is en blijft de sleutel tot succes. Maar ik hoop dat je nieuwsgierig bent geworden en daarom zal ik vast een tipje van de sluier oplichten. De volgende tips kun je makkelijk zelf implementeren en bieden direct meerwaarde:

1. Rangschik de mappen op de volgorde die jij wil.
   Outlook sorteert standaard op alfabetische volgorde maar als je er cijfers voorzet (01, 02 etc.) dan houd je zelf de regie en staan de meest gebruikte mappen ineens bovenaan.
2. Zet alle meldingen en piepjes van nieuwe berichten uit.
   Dit vergroot je focus en je wordt niet verleid door je FOMO (fear of missing out). Ga naar tabblad Bestand en klik dan Opties en Email aan. Hier zie je onder Ontvangst van bericht vier notificatie mogelijkheden aan. Vink ze allemaal uit en jij, in plaats van Outlook, bepaalt weer wanneer je aandacht schenkt aan je mail J.
3. Gebruik je mailbox niet als to-do lijst!
   Daarvoor zijn de Taken uitgevonden. Outlook rangschikt taken standaard op einddatum en dat is niet handig; dan zul je nl. altijd te laat zijn. Dit is volgens mij ook de reden dat ze weinig gebruikt worden. Maar als je de begindatum dat je aan een taak begint invoert (omschreven in een korte zin met een werkwoord, zie een taak als activiteit!), rekening houdt met de doorlooptijd van deze taak en vervolgens de rangschikking aanpast op tabblad Beeld zul je zien: de taak die nu je aandacht behoeft staat bovenaan. Dat is makkelijk plannen en prioriteren!

Advies

De eerste twee tips zijn het makkelijkst te implementeren, maar juist de laatste tip kan je heel veel brengen, daar ben ik van overtuigd. En omdat bekend is dat kenniswerkers gemiddeld meer dan 3 uur per dag met hun mail werken is er met een efficiënt ingericht mailsysteem veel winst te behalen.

Ik wens je heel veel succes toe en mocht je nog vragen hebben of wil je meer over dit systeemdenken willen weten, dan zie ik je mailtje graag tegemoet op astrid@progressa.nl