Snelonderdelen = echt slim werken

Eén van de minst bekende functies in Outlook is Snelonderdelen. Maar elke keer als ik het in een training uitleg krijg ik hele enthousiaste reacties. En terecht, hiermee kun je heel veel tijd besparen!

Snelonderdelen zijn stukken tekst die je vaak gebruikt en makkelijk weer wilt hergebruiken. Het kan een zin zijn maar ook een alinea of een heel stuk tekst, wat jij wil. Zoals bij veel functies in Outlook is het eenmalig instellen en dan vooral heel veel tijdsbesparing want twee keer hetzelfde typen, daar wordt niemand blij van. En de kans op fouten is ook nog eens groter!

Nog een voordeel: als je in gedeelde mailboxen werkt is Snelonderdelen ook fijn voor uniforme communicatie, fijn als er veel klantcontact is.

Hoe werkt het? Je staat in het tekst vak van een mail en typt de tekst die je wil opstaan. Vervolgens selecteer je deze tekst. Nu ga je naar tabblad Invoegen en dan zie je aan de rechterkant van het lint Snelonderdelen staan. (werk je met een vereenvoudigd lint ga dan in je lint helemaal naar rechts en klik op de drie puntjes…)

Klik op het dropdown menu en dan op Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen. Geef het een duidelijke/beschrijvende naam en klik op OK.

Wil je deze tekst nu gebruiken in een mail dan ga je naar weer naar Invoegen – Sneldonderdelen en selecteert het “bouwsteen” zoals het ook wel genoemd wordt.

Extra tip: als je met je rechtermuis op Snelonderdelen gaat staan kun je hem toevoegen aan je werkbalk Snelle Toegang. Links bovenin je scherm verschijnt nu een staand rechthoek met blauw en grijs erin. Als je hierop klikt kom je rechtstreeks bij je snelonderdelen – zo wordt het echt slim werken. Wist jij dit al?