Informatie overload: vijf tips
Vijf tips om je informatie overload te managen
Productief blijven en toch op de hoogte zijn, dat is het dilemma waar kenniswerkers voor staan. Je hebt kennis nodig om je vak goed uit te oefenen maar een te groot aanbod aan informatie kan een machteloos gevoel geven.
Deze informatiedruk is er al sinds internet en e-mail slechts 20 jaar terug gewoon werden maar is met name exponentieel gegroeid door de sociale media. We spreken daarom wel van infobesitas en dat heeft enorme gevolgen voor onze tijdsbesteding en daarmee ook onze werkdruk. Het is ook lastig; je wilt wèl bijblijven maar niet je halve dag spenderen aan nieuwe informatie lezen. FOMO (fear of missing out) ligt op de loer en leidt tot keuzestress. Het enige logische alternatief is je eigen gedrag aanpassen, oftewel je persoonlijke effectiviteit.
Serieus probleem
Informatie overload is een niet te onderschatten verschijnsel. Het leidt nl. niet alleen tot minder productiviteit maar ook tot klachten op het gebied van vermoeidheid en minder plezier in het werk. Het kan zelfs leiden tot gezondheidsklachten en burn-out. En daarmee is dit dus een heel relevant probleem, niet alleen op persoonlijk gebied maar ook voor organisaties en zelfs de maatschappij.
Het zou m.i. dus een goed idee zijn om hier meer aandacht aan te besteden, op elk niveau. In het buitenland worden al diverse experimenten gedaan zoals bijv. de server een half uur na werktijd uit zetten, zodat medewerkers geen e-mail meer ontvangen. Heel interessante ontwikkelingen, maar afwachten staat haaks op persoonlijke effectiviteit. Wat kun jij als individu proactief zelf doen?
Informatie strategie
Natuurlijk is er met technologie veel te regelen cq filteren maar het belangrijkste blijft toch je eigen gedrag. Daarom kun je het beste beginnen met het bedenken van je eigen informatie strategie. Oftewel: denk eens bewust na over alle informatie die nu tot je komt, en maak keuzes. Welke bronnen zijn waardevol voor jou, en welke zijn eigenlijk minder relevant of vertrouw je minder? Het is een feit dat iedereen alles maar op internet kan zetten dus selecteer bewust welke informatie bronnen voor jou bewezen kwaliteit leveren en die nodig zijn om je kennis up-to-date te houden. Daarnaast stel je een lijst op met zaken die je niet meer wilt volgen. Nieuwsbrieven, mensen op Facebook en Twitter (kun je ontvolgen zonder ze te ontvrienden :-)), houd ze eens kritisch tegen het licht. Maar interne informatie vormt ook vaak een grote bron van ergernis, sommige organisaties zijn zich blijkbaar onbewust van hun eigen zendgedrag en spammen er rustig op los met wekelijkse updates. Hoe gaat dit in jouw organisatie?
Vijf tips
Hieronder een aantal tips die je een eind op weg kunnen helpen.
- Met zoveel informatie is het zaak om goed te ordenen. Zoektijd is per definitie verloren tijd. Zorg dus dat je digitale archief op orde is en hanteer een logische indeling. Met name op afdelingsniveau kom ik de meest bijzondere indelingen tegen en vaak een enorm aantal bestanden die niet ingedeeld zijn en maar ergens als weesjes onderaan bungelen.
- E-mail is een grote informatiebron waar veel te halen is. Maak binnen jouw organisatie afspraken mbt CC-gebruik. Het wordt te vaak ingezet om je in te dekken bij een leidinggevende maar dat is oneigenlijk gebruik. Ook over de onderwerpregel kun je goed afspraken maken over een uniforme titel. Bijv. Project X – document Y en evt. toevoegingen als Opdracht of Factuur zijn heel prettig. Kijk daarnaast nog eens naar mijn column over e-mail en implementeer Regels zoals hier beschreven. Dit helpt je om je inbox op te schonen van leesvoer, zodat alleen de mails die echt jouw aandacht vragen overblijven.
- Technieken als snellezen, mindmappen, focus (pomodoro techniek) en werken met een to-do lijst hebben zichzelf allemaal bewezen.
- Pauzeer! Al die informatie vraagt enorm veel van je, en pauzes laden je batterij op. Maar dan wel echt achter je bureau vandaan komen en liefst een rondje in de buitenlucht lopen. Daarna kun je echt, het is bewezen, weer meer aan.
Ook een goed idee: neem één dag per week “vrij” van alle informatie en e-mail en ga gewoon eens aan de slag. Wat je op zo’n dag allemaal niet voor elkaar krijgt, daar krijg je vanzelf een boost van. - Neem een cursus timemanagement, dan leer ik je nog veel meer tips om je dag optimaal in te richten en kan ik specifiek op jouw situatie inspelen.
