Terug van vakantie? Plan een cheatday!
Zo tegen half augustus zijn veel mensen weer terug van vakantie. Hopelijk heb je niet teveel aan werk gedacht en je mails niet bekeken. Maar ik weet maar al te goed dat dat voor de meeste kantoortijgers niet opgaat; zij houden hun mail ook tijdens de vakantie dagelijks bij Heel jammer want eenmaal per jaar de batterij goed opladen is een groot goed in deze 24/7 online wereld. Wie weet ben jij de uitzondering en dan is deze post vooral voor jou bedoeld.
Want hoe ga je om met een volle mailbox na je vakantie? Begin je met koffie en een diepe zucht bovenaan? Dat is geen aanrader. Hierbij mijn tips!
Als je veel mails hebt kun je het beste beginnen om ze te sorteren, op soort. Is het een mail (bericht) of een agendaverzoek? Sorteren doe je door eerst naar tabblad Beeld te gaan en onder Weergave wijzigen te kiezen voor Enkel. Je ziet in de kolom meteen bovenaan je inbox een “pictogram” te klikken. Zo groepeer je en staan de mails apart van de vergaderverzoeken. Werk deze het eerst bij want dan is je agenda tenminste helemaal op orde en kun je je op je overige mail storten.
Natuurlijk verwijder je meteen alle berichten en out-of-office notificaties waar je niks mee hoeft. Grote kans dat je veel oude mails in je inbox hebt die zaken bevatten die al irrelevant zijn, ingehaald door de tijd. We noemen dat ook wel DELLE – Durch einfach liegen lassen erledigt. Dat zijn de fijnste, toch?
De volgende stap is om ze te sorteren op afzender. Nog een efficiëntie slag is het groeperen op dit vak, met je rechtermuisknop.
Zo staan ze allemaal bij elkaar en heb je goed overzicht. Je kunt nu ook in één oogopslag het onderscheid maken tussen belangrijke en minder belangrijke afzenders. Richt je focus eerst op de belangrijke zaken, al het andere kan wachten.
En tenslotte een hele belangrijke: maak een onderscheid tussen lezen en verwerken. Als er in een mail een taak voor jou staat is het natuurlijk niet gezegd dat dat meteen vandaag moet gebeuren. Dus maak van alle mails met taken een (liefst digitale!) taak en zet er een einddatum bij. Zo creëer je overzicht. En de zaken die je binnen 2 minuten kunt afhandelen? Die doe je natuurlijk meteen, dan hoef je er ook geen taak van te maken.
En die cheatday? Hiermee bedoel ik dat je het liefst je eerste werkdag nog je out-of office aan laat staan. Zo kun jij rustig beginnen en weer de structuur oppakken om je aandacht aan de juiste zaken te geven.
